Sodexo Belgium NV (hierna “Sodexo” genoemd) heeft met haar klanten, partners, consumenten en medewerkers een sterke en duurzame band opgebouwd, die op wederzijds vertrouwen is gebaseerd: de gewaarborgde zekerheid en vertrouwelijkheid van hun Persoonsgegevens gelden als een absolute prioriteit voor Sodexo.
Sodexo leeft alle Belgische en Europese wet- en regelgeving betreffende de bescherming van Persoonsgegevens na.
Sodexo past een bijzonder strikt privacybeleid toe om de bescherming van Persoonsgegevens van de gebruikers van haar websites en andere applicaties te kunnen waarborgen:
Sodexo hecht veel belang aan de bescherming van uw Persoonsgegevens.
Wij hebben dit beleid ontwikkeld om u op de hoogte te stellen van de voorwaarden waaronder wij uw Persoonsgegevens verzamelen, verwerken, gebruiken en beschermen. Gelieve het aandachtig te lezen om te weten welke categorieën Persoonsgegevens het voorwerp van verzameling en verwerking uitmaken, hoe wij deze gegevens gebruiken en met wie wij ze kunnen delen. Dit beleid beschrijft tevens wat uw rechten zijn en hoe u ons kunt contacteren om ze uit te oefenen of uw eventuele vragen te stellen aangaande uw Persoonsgegevens.
Dit Beleid kan worden gewijzigd, aangevuld of worden bijgewerkt om met name in regel te zijn met iedere ontwikkeling in wet- en regelgeving, rechtspraak en techniek. Uw Persoonsgegevens worden evenwel steeds overeenkomstig het op het moment van hun verzameling in voege zijnde beleid verzameld, tenzij in het geval waarin een dringend wetsvoorschrift anders zou bepalen en met terugwerkende kracht van toepassing zou zijn.
Dit beleid maakt een integraal onderdeel van de Algemene Gebruiksvoorwaarden van de Website uit.
De verwerkingsverantwoordelijke van de Persoonsgegevens is: Sodexo Belgium nv, een vennootschap opgericht naar Belgisch recht bestaande vennootschap, ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer BE 0407.246.778 en waarvan de maatschappelijke zetel gevestigd is aan de Pleinlaan 15, te 1050 Elsene, België.
“Persoonsgegevens” alle informatie betreffende een natuurlijke persoon die werd geïdentificeerd of die, rechtstreeks of onrechtstreeks, aan de hand van een verwijzing naar een identificatienummer of naar één of meerdere voor hem kenmerkende elementen kan worden geïdentificeerd.
“wij” of “ons/onze” Sodexo Belgium nv (hierna “Sodexo” genoemd).
“u” iedere gebruiker/bezoeker van de Website (waarbij laatstgenoemde een Webapp is).
“Website” website van B by Sodexo, te vinden op het adres https://b.bysodexo.be
Wij kunnen uw Persoonsgegevens rechtstreeks (met name via de verzamelingsformulieren op onze Website) of onrechtstreeks (met name via onze dienstverleners en/of technologieën van onze Website) verzamelen.
Wij verbinden ons ertoe om uw toestemming te verkrijgen en/of u, zodra daar een noodzaak toe is, in staat te stellen om bezwaar tegen het gebruik van uw gegevens voor bepaalde doeleinden aan te tekenen.
In ieder geval wordt u ingelicht over de doeleinden waarvoor uw gegevens via de verschillende online gegevensverzamelingsformulieren.
Wij kunnen met name de volgende soorten Persoonsgegevens verzamelen en gebruiken:
Behoudens vermelding van een facultatieve aard, zijn de te verstrekken Persoonsgegevens verplicht en kan uw bestelling bij afwezigheid ervan niet in aanmerking worden genomen.
Om uw ervaring te personaliseren en verbeteren, verzamelen wij sommige informatie automatisch wanneer u onze Website raadpleegt. Wij verzamelen deze informatie op diverse manieren, te weten:
IP-adressen
Een IP-adres is een unieke identificator die door bepaalde elektronische toestellen wordt gebruikt om zichzelf te identificeren en onderling over internet te communiceren. Wanneer u de Website raadpleegt, kunnen wij het IP-adres van uw toestel gebruiken dat u hanteert om er verbinding mee te maken. Wij gebruiken deze informatie om de algemene fysieke locatie van het toestel te bepalen en om te begrijpen uit welke geografische regio de bezoekers van de Website afkomstig zijn.
Statistieken
De Website gebruikt Google Analytics om statistische rapporten aan te maken. Deze rapporten vertellen ons bijvoorbeeld hoeveel gebruikers onze Website hebben geraadpleegd, welke pagina’s werden bezocht en uit welke geografische regio de bezoekers van de Website afkomstig zijn. Informatie die met gebruik van statistieken werd verzameld kan bijvoorbeeld omvatten: uw IP-adres, de website waarlangs u op onze Website bent beland en het soort door u gebruikte toestel. Uw IP-adres wordt gemaskeerd op onze systemen en zal uitsluitend waar nodig worden gebruikt om technische problemen te verhelpen, de Website te beheren en om de voorkeuren van haar bezoekers te begrijpen. Informatie in verband met het verkeer op de Website is enkel voor bevoegd personeel toegankelijk. Wij gebruiken geen van deze informatie om bezoekers te identificeren en delen deze ook niet met derden.
U heeft de mogelijkheid om op de symbolen te klikken die toegang verschaffen tot de sociale netwerken Twitter, Facebook, LinkedIn, enz., te klikken die op onze Website staan.
Sociale netwerken kunnen de Website gebruikersvriendelijker maken en via het delen ervan bijdragen aan haar promotie. Met videodeeldiensten kan onze Website worden verrijkt met video-inhoud en zodoende haar zichtbaarheid vergroten.
Wanneer u deze knoppen aanklikt, kunnen wij toegang krijgen tot persoonlijke informatie die u op uw profielen van de betreffende sociale netwerken als openbaar en toegankelijk heeft aangemerkt. Wij maken echter geen enkele zelfstandige gegevensbank aan die is gebaseerd op persoonlijke informatie die u mogelijk op deze sociale netwerken bekend maakte en geen van uw privégegevens worden door ons op deze wijze verwerkt.
Indien u niet wenst dat wij toegang hebben tot persoonlijke informatie die u in het openbare gedeelte van uw profielen of op uw sociale accounts publiceerde, dient u de middelen te gebruiken die door de sociale netwerken ter beschikking werden gesteld om de toegang tot deze gegevens te beperken.
| Nr. | Verwerkingsdoeleinde | Wettelijke grondslag | Bewaartermijn van gegevens |
|---|---|---|---|
| 1 | Beheer en verwerking van verzoeken voor het aanmaken en het beheer van Website-accounts. | Uitvoering en beheer van onze contractuele relatie met u en/of onze klant (uw werkgever) | Tot 12 maanden, te rekenen vanaf de laatste activiteit of het wissen van de account door ons of door de gebruiker ervan |
| 2 | Levering van op de Website bestelde diensten en prestaties | Uitvoering en beheer van onze contractuele relatie met u en/of onze klant (uw werkgever) | Tot 5 jaar, te rekenen vanaf de laatste activiteit of het einde van onze contractuele relatie met uw werkgever |
| 3 | Antwoord op uw vragen, zoals verzoeken om informatie of naspeuringen | Uitvoering en beheer van onze contractuele relatie met u en/of onze klant (uw werkgever) Ons rechtmatig belang om de kwaliteit en operationele uitmuntendheid van de door ons aan u voorgestelde diensten te verbeteren |
Tot 12 maanden na het laatste contact |
| 4 | U toelaten om uw saldo en/of uw historisch overzicht, uw consumptie te raadplegen | Uitvoering en beheer van onze contractuele relatie met u en/of onze klant (uw werkgever) | Tot de wissing van uw account |
| 5 | U aanbiedingen doen voor onze producten en diensten en/of die van onze partners. | Ons rechtmatig belang om de kwaliteit en operationele uitmuntendheid van de door ons aan u voorgestelde diensten te verbeteren Uw toestemming voor de ontvangst van aanbiedingen vanwege onze partners |
Tot 3 jaar, te rekenen vanaf de gegevensverzameling of uw laatste contact met onze partners |
| 6 | Uitvoering van opiniepeilingen | Ons rechtmatig belang om de kwaliteit en operationele uitmuntendheid van de door ons aan u voorgestelde diensten te verbeteren | Tot 12 maanden na het laatste contact |
| 7 | Personalisering en verbetering van uw ervaring op onze Website | Ons rechtmatig belang om de kwaliteit en operationele uitmuntendheid van de door ons aan u voorgestelde diensten te verbeteren | Tot 12 maanden na het laatste contact |
| 8 | Bewaring van uw bankkaartgegevens door onze dienstverlener voor beveiligde betalingen om uw volgende transacties op onze Website te vergemakkelijken | Uw toestemming | Tot intrekking van uw toestemming en/of het verstrijken van de geldigheid van de bankkaartgegevens |
| 9 | Bewaring van de gegevens betreffende uw kas- en of consumptiebonnen met het oog op een fiscale of boekhoudkundige controle | Naleving van bepaalde wettelijke verplichtingen | Tot 10 jaar |
In het kader van de levering van bepaalde diensten (bijv.: betaling, maaltijdlevering, enz.), kan de Website u omleiden naar mobiele applicaties en/of naar door derden beheerde websites (hierna de “Platforms” genoemd). Deze diensten worden u aangeboden door onze partners (bijv.: Mollie BV voor op de Website uitgevoerde betalingstransacties, ...) en door hun welbepaalde privacybeleid geregeld. Onze partners zijn hierbij verantwoordelijk voor de verzameling en verwerking van alle Persoonsgegevens die u bij hen indient of aan hen verstrekt om hun diensten te kunnen genieten. Zij zijn tevens verantwoordelijk voor de creatie en het beheer van uw account(s) waarmee u toegang tot hun Platforms krijgt. Te dien einde kunnen sommige van uw Persoonsgegevens - zoals uw naam, voornaam en e-mailadres - voor het aanmaken van deze account(s) worden meegedeeld. Indien u vragen heeft met betrekking tot de voorwaarden waaronder uw Persoonsgegevens door onze partners worden verzameld en verwerkt en om met name te weten te komen wat uw rechten (toegang, rectificatie, enz.) zijn en hoe u ze kunt uitoefenen, raadpleeg daarvoor het op hun Platforms beschikbare privacybeleid.
Wij verwerken uw Persoonsgegevens in het kader van de uitvoering en het beheer van onze contractuele relatie met u, van ons rechtmatig belang om de kwaliteit en operationele uitmuntendheid van de door ons aan u voorgestelde diensten te verbeteren of in het kader van de naleving van bepaalde reglementaire verplichtingen.
De verwerking van uw gegevens kan eveneens plaatsvinden op grond van uw voorafgaande toestemming, indien deze in bepaalde situaties van u wordt gevraagd.
De veiligheid en de vertrouwelijkheid van uw gegevens zijn voor ons van groot belang. Daarom beperken wij de toegang tot uw Persoonsgegevens enkel tot de leden van het personeel die er kennis van dienen te nemen om uw verzoek te verwerken of u de gevraagde dienst te leveren.
Wij onthullen uw Persoonsgegevens niet aan onbevoegde derden. Wij kunnen echter uw gegevens met entiteiten van de Sodexo-groep en bevoegde dienstverleners delen (bijvoorbeeld: technische dienstverleners (hosting, onderhoud, adviesverlening, enz.) waarop wij een beroep doen voor de verwezenlijking van onze diensten. Wij machtigen deze dienstverleners niet om uw gegevens te gebruiken of te onthullen, behalve voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van diensten voor onze rekening of voor de naleving van wettelijke verplichtingen. Overigens kunnen wij met u verband houdende Persoonsgegevens delen (i) indien de wet of een juridische procedure ons verplicht hiertoe over te gaan, (ii) in antwoord op een verzoek van openbare overheden of andere ambtenaren of (iii) indien wij van oordeel zijn dat het overmaken van deze gegevens nodig of gepast is om fysieke schade of financieel verlies te voorkomen of in verband met een onderzoek betreffende een vermoede of bewezen onwettige activiteit.
Wij bewaren uw Persoonsgegevens gedurende een termijn die niet langer is dan de duur die nodig is voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld en verwerkt. Deze duur wordt in voorkomend geval verlengd tot de door toepasselijke wettelijke of reglementaire voorschriften bepaalde duur.
In het algemeen verzamelen wij geen gevoelige Persoonsgegevens op onze Website. Als “gevoelige Persoonsgegevens” wordt alle informatie beschouwd aangaande ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, het lidmaatschap van een vakbond, gegevens over gezondheid of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid van een natuurlijke persoon. Deze definitie omvat tevens Persoonsgegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten.
In het geval waarin de verzameling van dergelijke gegevens strikt noodzakelijk zou zijn om het uitgevoerde verwerkingsdoeleinde te verwezenlijken, handelen wij overeenkomstig plaatselijke wettelijke vereisten inzake de bescherming van Persoonsgegevens en, meer bepaald, met uw uitdrukkelijke voorafgaand akkoord en onder de in dit Privacybeleid omschreven voorwaarden.
De Website richt zich tot meerderjarigen die gemachtigd zijn verbintenissen aan te gaan overeenkomstig de wetgeving van het land waarin u zich bevindt.
De onbekwame of minderjarige gebruiker van jonger dan 16 jaar dient voorafgaande toestemming te verkrijgen van zijn wettelijke verantwoordelijke voordat hij zijn gegevens op de Website invoert.
De leeftijd van 16 jaar kan tot 13 jaar worden verlaagd afhankelijk van de plaatselijke wetgeving van de lidstaat waar u gewoonlijk verblijft.
Gelet op het internationale karakter van de Sodexo-groep, kunnen uw Persoonsgegevens worden doorgegeven aan interne of externe ontvangers die gemachtigd zijn om diensten voor onze rekening uit te voeren, die zich in landen buiten de Europese Unie of Europese Economische Ruimte bevinden en die geen toereikend niveau van bescherming op het vlak van Persoonsgegevens bieden.
Om de veiligheid en vertrouwelijkheid van de aldus doorgegeven Persoonsgegevens te kunnen waarborgen, treffen wij alle noodzakelijke maatregelen om erop toe te zien dat deze gegevens zijn voorzien van een toereikende bescherming, zoals de ondertekening van modelcontractbepalingen van de Europese Commissie of ieder ander gelijkwaardig mechanisme.
Sodexo verbindt zich ertoe de uitoefening van uw rechten overeenkomstig toepasselijke regelgeving te vergemakkelijken. U vindt hieronder een tabel met daarin een overzicht van de verschillende rechten waarover u beschikt:
| RECHT OP TOEGANG EN RECTIFICATIE | U kunt om een afschrift verzoeken van uw Persoonsgegevens in ons bezit. U kunt er tevens om verzoeken dat onjuiste Persoonsgegevens worden gerectificeerd of dat onvolledige Persoonsgegevens worden vervolledigd. |
| RECHT OP GEGEVENSWISSING / RECHT OP VERGETELHEID |
Met uw recht op vergetelheid kunnen uw Persoonsgegevens worden gewist wanneer:
|
| RECHT OP BEPERKING VAN DE VERWERKING |
U kunt verzoeken om de Verwerking te beperken wanneer:
|
| RECHT OP OVERDRAAGBAARHEID VAN GEGEVENS |
In voorkomend geval heeft u het recht om de overdraagbaarheid in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te vragen van de u betreffende Persoonsgegevens die u aan Sodexo meedeelde. Tevens heeft u het recht om deze Persoonsgegevens over te dragen aan een andere Verwerkingsverantwoordelijke zonder daarbij door Sodexo te worden gehinderd indien:
|
| RECHT VAN BEZWAAR | U heeft het recht bezwaar (recht op “intrekking”) aan te tekenen tegen de verwerking van uw Persoonsgegevens (met name wat profilering of commerciële communicatie betreft) Indien wij uw Persoonsgegevens op basis van uw toestemming verwerken, kunt u op ieder moment uw toestemming intrekken. |
| RECHT OM NIET HET VOORWERP VAN GEAUTOMATISEERDE BESLUITVORMING UIT TE MAKEN | U heeft het recht niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, gebaseerd besluit waaraan voor u rechtsgevolgen zijn verbonden of dat u anderszins in aanmerkelijke mate treft. |
| RECHT OM EEN KLACHT IN TE DIENEN | U kunt besluiten een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit, met name in de lidstaat waar u gewoonlijk verblijft, u uw werkplek heeft of waar de beweerde inbreuk werd gepleegd. Tevens heeft u het recht een rechtsvordering voor de rechtbanken in te stellen van het land waarin de entiteit Sodexo een vestiging heeft of de lidstaat waar u gewoonlijk verblijft. |
Voor uitoefening van uw rechten, gelieve het formulier op deze link te willen invullen: Privacy Web Form (onetrust.com). U kunt ook uw verzoek richten aan uw Local Data Privacy Contact op het volgende adres dataprivacy.oss.be@sodexo.com en/of aan de Functionaris voor gegevensbescherming van de groep op het volgende adres: dpo.group@sodexo.com sturen.
Wij streven ernaar om alle technische en organisatorische maatregelen te treffen teneinde de veiligheid en vertrouwelijkheid van de verwerking van Persoonsgegevens te waarborgen.
Te dien einde treffen wij alle nuttige voorzorgsmaatregelen daarbij rekening houdend met de aard van de Persoonsgegevens en op de risico’s die de verwerking met zich meebrengen, om de veiligheid van de gegevens te behouden en, inzonderheid, te voorkomen dat deze worden vervormd, beschadigd of dat onbevoegde derden er toegang toe hebben (fysieke bescherming van de lokalen, authentificatieprocedures met persoonlijke toegang die via logins en vertrouwelijke wachtwoorden werd beveiligd, aanmaken logbestand van verbindingen, versleuteling van bepaalde gegevens, enz.)
Wij verstrekken incidenteel links naar andere websites om praktische en informatieve redenen. Deze websites zijn voor het merendeel websites van Sodexo en sommigen van hen handelen onafhankelijk van onze websites en staan niet onder onze controle. Deze door derden uitgebate sites kunnen hun eigen mededeling van vertrouwelijkheid of gebruiksvoorwaarden hebben en we raden u met klem aan deze te raadplegen. Wij wijzen iedere aansprakelijkheid van de hand voor de inhoud van deze websites, de producten en diensten die hier mogelijk worden aangeboden en ieder ander gebruik.
Dit beleid treedt in werking op 25 mei 2018. Indien dit nodig blijkt, kunnen wij dit Privacybeleid bijwerken of wijzigen. In dit geval zijn de doorgevoerde wijzigingen pas van toepassing na verstrijking van een termijn van 30 dagen, te rekenen vanaf de wijziging. Gelieve deze pagina regelmatig te raadplegen indien u eventuele wijzigingen wenst te overlopen.
Indien u via onze Website op bepaalde diensten bent geabonneerd en indien u in de toekomst niet langer e-mail wenst te ontvangen, raadpleeg dan de uitschrijvingspagina die met het abonnement overeenstemt waarvoor u zich heeft ingeschreven.
Indien u vragen of opmerkingen over dit beleid heeft, aarzel dan niet om de Local Data Privacy Contact te contacteren op het volgende adres: dataprivacy.oss.be@sodexo.com.
Laatst bijgewerkt op: 8 februari 2022